Enam perangkat lunak penting untuk bisnis perusahaan

Enam perangkat lunak penting uBuka potensi bisnis Anda dengan alat perangkat lunak perusahaan untuk operasi berskala besar. Seiring pertumbuhan bisnis Anda, pengelolaan operasi menjadi semakin rumit. Sekadar meningkatkan perangkat yang Anda miliki saat ini tidak akan serta merta mengatasi kerumitan ini. Sebaliknya, tim Anda perlu mengadopsi perangkat lunak yang dirancang secara strategis untuk kebutuhan tingkat perusahaan.

Perangkat lunak perusahaan menangani prioritas berskala besar, seperti kolaborasi lintas lokasi dan manajemen sumber daya. Dengan mengadopsi alat-alat ini, tim dapat mengubah tantangan operasional menjadi peluang untuk inovasi dan pertumbuhan.

Apa itu perangkat lunak perusahaan, dan mengapa itu penting? Perangkat lunak aplikasi perusahaan merupakan solusi yang dibuat khusus untuk bisnis yang sedang berkembang. Organisasi-organisasi ini, yang dicirikan oleh tenaga kerja yang besar, operasi yang beragam, dan aliran pendapatan yang substansial, memerlukan fitur-fitur perangkat lunak perusahaan yang tangguh dan dapat diskalakan agar dapat berjalan secara efisien.

Perkakas perangkat lunak ini bertindak sebagai fondasi perusahaan, memusatkan kumpulan data yang besar dan mendorong kolaborasi antar departemen. Bayangkan sebuah perusahaan multinasional dengan pemasok, pelanggan, dan karyawan yang tersebar di seluruh dunia. Sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) yang terintegrasi dengan baik menggabungkan data dari berbagai wilayah, menawarkan wawasan waktu nyata. Sumber kebenaran tunggal ini juga membantu para pengambil keputusan mendeteksi pola, memprediksi pergeseran pasar, dan menanggapi setiap perubahan.

Mengadopsi perangkat lunak yang tepat akan mengubah cara perusahaan memanfaatkan data untuk membuat keputusan yang lebih tepat. Berikut ini beberapa manfaat lain dari penggunaan perangkat lunak yang berfokus pada perusahaan:

Peningkatan efisiensi
Perangkat lunak perusahaan menyediakan alat khusus yang meningkatkan efisiensi dengan mengotomatiskan tugas-tugas rutin. Dengan menghilangkan pengawasan manual, yang sering kali menyebabkan penundaan dan kesalahan, bisnis dapat mencapai hasil yang lebih cepat dan lebih akurat.

Ambil manajemen inventaris. Dengan menggunakan alat perusahaan khusus, Anda dapat menyesuaikan tingkat stok secara otomatis saat barang terjual. Otomatisasi waktu nyata ini menyederhanakan proses inventaris, mencegah kekurangan dan kelebihan stok. Hasilnya, Anda membebaskan tim Anda untuk fokus pada tugas yang lebih strategis, seperti mengembangkan produk baru dan membuat konten yang menarik. Mereka tidak lagi membuang waktu untuk memeriksa inventaris secara manual, mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dan meningkatkan efisiensi bisnis secara keseluruhan.

Proses yang disederhanakan
Perangkat lunak perusahaan mengoptimalkan proses organisasi dengan memastikan aliran data yang tidak terputus dan komunikasi yang jelas di berbagai departemen. Misalnya, perangkat lunak manajemen proyek perusahaan (PMS) memusatkan manajemen tugas dan memberikan wawasan tentang saling ketergantungan tugas. Ketika seorang manajer proyek memodifikasi tugas, PMS langsung mengkalibrasi ulang tugas-tugas yang bergantung dan keseluruhan jadwal proyek. Perangkat lunak ini juga secara otomatis memberi tahu anggota tim yang relevan tentang perubahan ini.

Dengan menggunakan alat PMS, Anda menghilangkan beban pelacakan ketergantungan tugas dari manajer, menghilangkan kebutuhan untuk mengkalibrasi jadwal secara manual atau memberi tahu anggota tim secara individual tentang jadwal yang berubah. Alat tersebut juga terintegrasi dengan lancar dalam alur kerja organisasi Anda, menyederhanakan proses untuk menghilangkan potensi hambatan dan menyelesaikan tugas tanpa hambatan. Efisiensi ini menghasilkan eksekusi yang lebih cepat, kesalahan yang berkurang, dan respons yang lebih gesit terhadap perubahan kondisi proyek.

Peningkatan manajemen data
Solusi perangkat lunak perusahaan menyederhanakan pengelolaan data untuk bisnis berskala besar. Dengan sejumlah besar data penting yang dihasilkan setiap hari, alat-alat ini menawarkan hub terpusat yang secara efisien menyimpan, mengambil, dan menganalisis data, memperkuat keamanan data dan meminimalkan potensi pelanggaran.

Ambil contoh alat manajemen hubungan pelanggan (CRM) perusahaan. Dengan menggabungkan setiap interaksi pelanggan dan data terkait ke dalam satu basis data, CRM menyediakan penjualan, pemasaran, dan dukungan pelanggan yang komprehensif kapan pun dan di mana pun diperlukan.

Aksesibilitas ini mendorong kolaborasi, berbagi informasi akurat antar tim, dan memungkinkan penyelesaian masalah secara langsung. Pandangan komprehensif tentang interaksi pelanggan memberdayakan tim penjualan untuk menyesuaikan promosi mereka, departemen pemasaran untuk membuat kampanye yang tepat sasaran, dan tim pendukung untuk menawarkan bantuan yang konsisten dan tepat waktu. Kohesi seperti itu meningkatkan pengalaman pelanggan secara keseluruhan dan meningkatkan efisiensi.

Kepatuhan
Perangkat lunak perusahaan secara aktif memastikan kepatuhan melalui kontrol akses dan jejak audit yang ketat. Mekanisme ini memperkuat keamanan data dengan hanya mengizinkan individu yang berwenang untuk mengakses informasi sensitif.

Perangkat lunak perusahaan juga secara otomatis menyelaraskan prosesnya untuk memenuhi peraturan seperti Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR) Uni Eropa dan Undang-Undang Perlindungan Konsumen California (CCPA).

Misalnya, perangkat lunak tersebut dapat menganonimkan data untuk memenuhi persyaratan GDPR atau menyediakan alat khusus yang mendukung hak konsumen CCPA. Dengan mengotomatiskan langkah-langkah kepatuhan ini, perangkat lunak perusahaan tidak hanya memperkuat keamanan data tetapi juga menyederhanakan proses adaptasi terhadap perubahan hukum. Fitur ini mengurangi risiko denda finansial yang mahal dan meningkatkan reputasi perusahaan Anda dalam penanganan data yang bertanggung jawab.

Enam solusi perangkat lunak perusahaan yang penting
Perangkat lunak perusahaan bukanlah solusi universal — melainkan perangkat yang dirancang khusus. Perusahaan besar perlu memanfaatkan serangkaian perangkat khusus, yang masing-masing mengatasi tantangan yang berbeda.

Di bawah ini, kita akan menjelajahi enam jenis perangkat lunak perusahaan dan bagaimana perangkat lunak tersebut memenuhi persyaratan bisnis.

1. Sistem manajemen konten (CMS)
   Produksi konten perusahaan memerlukan sistem yang lancar untuk pembuatan, penyimpanan, dan pendistribusian. CMS perusahaan memenuhi permintaan ini, menyediakan kerangka kerja yang tangguh yang disesuaikan untuk organisasi yang memproduksi konten dalam jumlah besar. CMS ini memungkinkan:

   • Organisasi konten — Memperlancar akses dengan mengkategorikan setiap konten, mulai dari posting blog hingga video reels. Dengan pengambilan pekerjaan sebelumnya yang lebih cepat, tim konten memiliki lebih banyak waktu untuk berkonsentrasi dalam menyusun materi yang baru dan menarik.
   • Kontrol versi — Melacak penyuntingan dan pembaruan konten, memastikan anggota tim bekerja pada versi terbaru. Fitur ini meminimalkan risiko penerbitan informasi yang kedaluwarsa atau bertentangan, menjaga integritas dan konsistensi konten.
   • Kolaborasi terpadu — CMS bukan sekadar sistem penyimpanan, tetapi juga pusat kolaboratif. CMS memungkinkan semua orang mengerjakan konten secara bersamaan dengan mengintegrasikan fitur penyuntingan dan pemberian komentar secara real-time. Kohesi ini menghemat waktu dari siklus peninjauan, mempercepat persetujuan konten, dan menjaga kualitas.

2. Manajemen hubungan pelanggan (CRM)
   CRM memberdayakan bisnis tingkat perusahaan untuk mengumpulkan, menganalisis, dan menggunakan data dari interaksi pelanggan. Contoh populernya termasuk HubSpot dan Zoho.

   Manfaat utama meliputi:

   • Profil pelanggan yang komprehensif — Menyusun profil yang mendalam untuk setiap pelanggan dengan menggabungkan informasi tentang interaksi sebelumnya, kebiasaan membeli, dan preferensi tertentu. Data ini memungkinkan Anda menyesuaikan strategi konten untuk memenuhi kebutuhan unik dan kendala audiens Anda. Pendekatan yang dikurasi ini menumbuhkan loyalitas merek dan bisnis yang berulang.
   • Otomatisasi penjualan — CRM mengotomatiskan bagian penting dari perjalanan penjualan, mulai dari melacak prospek prospektif hingga mengatur tindak lanjut yang tepat waktu. Dengan menghilangkan manajemen prospek dan prospek secara manual, CRM mengurangi kemungkinan terabaikannya penjualan potensial, mengoptimalkan saluran penjualan, dan meningkatkan rasio konversi.
   • Pengambilan keputusan yang tepat — Alat-alat ini tidak hanya mengumpulkan data — tetapi juga mengubahnya menjadi wawasan yang dapat ditindaklanjuti. Dengan mengidentifikasi pola dalam perilaku pelanggan, CRM membantu Anda mengantisipasi tren pasar, menyesuaikan penawaran, dan menyelaraskan dengan harapan pelanggan.

3. Perencanaan sumber daya perusahaan (ERP)
   ERP mengoptimalkan dan mengotomatiskan proses bisnis yang biasanya membosankan, seperti pengadaan, penjadwalan produksi, dan rekonsiliasi keuangan. Contoh penting termasuk SAP ERP, yang menawarkan modul untuk keuangan, sumber daya manusia, dan manajemen rantai pasokan, dan Oracle ERP Cloud, yang menyediakan solusi berbasis cloud yang dapat diskalakan dan fleksibel untuk meningkatkan kemampuan adaptasi operasional.

   Fungsi utama ERP meliputi:

   • Manajemen keuangan terperinci — ERP memiliki perangkat untuk akuntansi yang komprehensif, penganggaran yang tepat, dan pelaporan keuangan yang terperinci. Catatan keuangan yang akurat ini mendukung keputusan keuangan yang tepat, memastikan kepatuhan terhadap peraturan, dan menawarkan pandangan yang transparan tentang kesehatan keuangan perusahaan Anda.
   • Pemrosesan penggajian otomatis — ERP dapat mengotomatiskan pemrosesan penggajian, menyediakan kompensasi yang akurat dan tepat waktu bagi karyawan. Misalnya, sistem ini dapat mengintegrasikan sistem pelacakan waktu untuk menghitung gaji secara otomatis berdasarkan jam kerja, termasuk lembur dan gaji hari libur. Keakuratan ini mengurangi kesalahan penggajian, sehingga meningkatkan kepuasan karyawan.
   • Perekrutan yang efisien — Dengan mengelola lowongan pekerjaan, melacak pelamar, dan menjadwalkan wawancara, ERP merevolusi perekrutan. Misalnya, saat posisi baru dibuka, sistem dapat secara otomatis memposting pekerjaan di beberapa papan pekerjaan dan melacak lamaran yang masuk, sehingga tim SDM dapat mengidentifikasi dan berinteraksi dengan kandidat terbaik dengan cepat.

4. Kecerdasan bisnis (BI)
   Alat BI mengekstrak wawasan berharga dari data. Power BI (dikembangkan oleh Microsoft) adalah contoh yang sangat baik, membantu bisnis menggabungkan data dari berbagai sumber ke dalam format yang kohesif dan dapat dianalisis untuk mendorong pengambilan keputusan strategis.

   Alat BI menambah nilai bagi organisasi Anda melalui:

   • Visualisasi data tingkat lanjut — Alat BI mengubah informasi mentah dan kompleks menjadi visualisasi data interaktif seperti bagan, grafik, dan dasbor dinamis. Visualisasi ini memudahkan pemahaman data dan menyoroti wawasan yang dapat ditindaklanjuti, sehingga mempercepat proses pengambilan keputusan. Misalnya, jika Anda ingin melihat tren penjualan selama setahun terakhir, alih-alih melihat deretan angka pada lembar kerja, alat BI menyajikan data tersebut sebagai grafik garis, yang menunjukkan puncak dan lembah.
   • Pembuatan laporan yang efisien — Alih-alih mengumpulkan dan menginterpretasikan data secara manual, perangkat BI mengotomatiskan pembuatan laporan. Perangkat lunak ini dapat menghasilkan laporan yang komprehensif hanya dengan mengklik tombol, sehingga menghemat waktu Anda dalam menyusun dan menganalisis angka penjualan. Efisiensi ini menghemat waktu dan menyediakan informasi yang akurat bagi tim Anda, sehingga membantu mereka membuat keputusan yang tepat.
   • Analisis prediktif — Dengan menggunakan data historis, perangkat BI dapat memprediksi tren pasar di masa mendatang. Dengan menganalisis penjualan liburan sebelumnya, misalnya, perangkat ini dapat memperkirakan lonjakan produk tertentu untuk musim liburan mendatang. Mengantisipasi pergerakan pasar ini berarti Anda dapat secara strategis menyimpan inventaris, menyesuaikan kampanye pemasaran, dan mengalokasikan kembali sumber daya untuk tetap unggul dari pesaing dan menanggapi permintaan pelanggan dengan cepat.

5. Alat otomatisasi pemasaran
   Perangkat lunak otomatisasi pemasaran menyederhanakan upaya tim pemasaran dan konten. Dengan mengurangi upaya manual yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas, alat ini membantu tim fokus pada aktivitas berdampak tinggi yang memerlukan sentuhan manusia.

   Berikut adalah dua cara alat otomatisasi pemasaran meringankan beban kerja tim Anda:

   • Otomatisasi pemasaran email — Alat otomatisasi pemasaran seperti Mailchimp menyempurnakan kampanye email. Alih-alih menyusun dan menjadwalkan setiap email secara manual, perangkat lunak dapat menyesuaikan konten menggunakan data pelanggan, memastikan penerima menerima pesan yang relevan. Misalnya, pelanggan yang baru-baru ini menjelajahi pakaian musim dingin di situs web mungkin menerima email yang menyoroti penjualan musim dingin. Personalisasi tersebut, dikombinasikan dengan waktu pengiriman optimal yang ditentukan perangkat lunak, meningkatkan keterlibatan email, rasio klik-tayang, dan loyalitas pelanggan.
   • Distribusi konten yang efisien — Alat-alat ini meningkatkan strategi pemasaran konten Anda dengan mengotomatiskan distribusi. Bayangkan meluncurkan posting blog baru. Alih-alih membagikannya secara manual di berbagai platform pada waktu yang berbeda, Anda dapat mengatur alat-alat ini untuk mendistribusikan konten ke segmen audiens tertentu berdasarkan perilaku, minat, atau demografi. Selain itu, perangkat lunak ini juga melacak metrik dan analitik kinerja, seperti tampilan atau pembagian, yang menunjukkan seberapa efektif konten Anda. Fitur-fitur ini membantu Anda membuat konten yang tidak hanya menjangkau tetapi juga beresonansi dengan audiens target Anda.

6. Perangkat lunak manajemen proyek
   Seperti yang telah kami sebutkan sebelumnya, alat manajemen proyek seperti Asana dan Trello menyederhanakan proses terkait proyek. Alat-alat ini membantu alur kerja proyek Anda melalui:

   • Alokasi tugas yang lancar — Platform PMS menawarkan antarmuka yang mudah digunakan yang membantu manajer proyek membuat, mendelegasikan, dan mengelola tugas dengan mudah. ??Misalnya, saat memulai kampanye pemasaran baru, seorang manajer dapat merinci tugas-tugas seperti "mendesain salinan halaman arahan" dan "mendesain grafis kampanye." Mereka kemudian dapat menugaskan tugas-tugas ini kepada anggota tim tertentu, lengkap dengan tanggal jatuh tempo. Kalender tertanam dan sistem pemberitahuan memberi tahu semua orang tentang tenggat waktu yang akan datang, yang mendorong akuntabilitas dan tujuan. Dengan mendefinisikan peran dan tanggung jawab secara jelas, PMS memastikan semua anggota tim bekerja sama untuk mencapai tujuan proyek dan organisasi yang lebih luas.
   • Pemantauan kemajuan yang dinamis — Melalui dasbor interaktif, para pemimpin dan manajer memperoleh gambaran singkat langsung tentang kemajuan proyek saat ini. Misalnya, jika proyek pengembangan situs web sedang berlangsung, dasbor tersebut mungkin menunjukkan bahwa pengodean telah selesai 75%, sementara pengujian pengguna belum dimulai. Wawasan ini sangat berharga, menyoroti area yang mungkin tertinggal dan memerlukan sumber daya atau perhatian tambahan. Menilai kemajuan secara terus-menerus dan membuat penyesuaian yang tepat akan membantu Anda mengantisipasi dan menangani rintangan potensial, memastikan kelancaran alur kerja proyek secara keseluruhan.

Kesimpulan
Penerapan perangkat lunak perusahaan dapat mengubah operasional perusahaan Anda dengan memperkuat efisiensi, meningkatkan produktivitas, dan memastikan kepatuhan. Dengan memilih solusi yang tepat yang sesuai dengan kebutuhan unik bisnis Anda, Anda dapat memberikan nilai tambah, memperkuat keamanan data, dan meningkatkan pengalaman pelanggan.